Правила заповнення внутрішнього опису особистої справи: корисні поради

Внутрішній опис особової справи є важливим документом, який містить інформацію про кожного співробітника організації. Коректне та точне заповнення цього опису має вирішальне значення для ефективної роботи кадрового відділу та правильної організації кадрового обліку.

Перший крок у заповненні внутрішнього опису особистої справи – це встановлення стандартної форми заповнення, яка використовуватиметься в організації. Зазвичай ця форма включає основні реквізити співробітника, такі як ПІБ, дата народження, місце проживання, освіта і досвід роботи.

Важливо також вказати в описі інформацію про посаду, на якій працює співробітник, а також про його заробітну плату та інші виплати. Якщо співробітник займає керівну посаду, в описі необхідно вказати інформацію про підлеглих співробітників, а також про виконані ним проекти та досягнення.

Крім того, в описі особистої справи можуть бути зазначені контактні дані співробітника, такі як телефон та адреса електронної пошти, а також відомості про попередні місця роботи. Всі ці дані допоможуть кадровому відділу ефективно керувати персоналом та своєчасно реагувати на зміни.

Як правильно заповнювати внутрішній опис особистої справи
НайменуванняОпис
1ЗаголовокВгорі кожної сторінки опису особистої справи вказується заголовок "Внутрішній опис особистої справи"
2Верхній колонтитулУ верхньому колонтитулі кожної сторінки вказується прізвище, ім'я та по батькові співробітника, код підрозділу та дата ведення опису
3Структура описуОпис складається з таблиці з колонками "№", "Найменування документа", "Дата надходження", "Документи у справу", "Документи із справи", "Примітки"
4НумераціяКожен запис у таблиці нумерується по порядку
5Заповнення полівУсі поля таблиці мають бути заповнені інформацією про відповідний документ
6ПриміткиУ полі "Примітки" можуть бути вказані додаткові відомості про документ
7ПідписПід таблицею має бути місце для підписів співробітників, відповідальних за ведення опису

Які основні правила організації документообігу?

Основні принципи організації документообігу:

  • оперативність;
  • однаковість проходження та процесу обробки документів;
  • одноразовість операцій однакового призначення (одноразовість реєстрації документа);
  • виключення зайвих інстанцій під час руху документа;
  • облік документообігу

Що стосується внутрішнього документообігу?

До внутрішньому документообігу відносяться наступні види та форми документів:

  • накази;
  • статути;
  • заяви;
  • протоколи нарад;
  • інструкції;
  • технічні документи;
  • положення про структурні підрозділи;
  • службові записки.

Що включає в себе внутрішній документопотік?

Внутрішній документопотік складають документи, що створюються та використовуються в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається зі сферою їх застосування. Внутрішній потік забезпечує цілеспрямоване рішення управлінських завдань у межах однієї установи, організації.